Política de Tratamiento de Datos

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: BYD MOTOR COLOMBIA S.A.S

DOMICILIO: Bogotá D.C.

DIRECCIÓN:                                                                                                                                                                                       

·        Autopista norte #108 – 27, torre 1 piso 9, edificio Paralelo 108 – Bogotá D.C.

·        Diagonal 5h #47-01 – Bogotá D.C.

·        Carrera 44 A No. 31-128 – Medellín.

CORREO ELÉCTRONICO: bydlegal.colombia@gmail.com

1)      Generalidades

        I.          Objetivo

BYD MOTOR COLOMBIA S.A.S., (en lo sucesivo “BYD MOTOR COLOMBIA S.A.S”), identificada con el NIT 900.597.369-9, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., en la AK 45 #108-27 Torre 1 Piso 9, como responsable del tratamiento de los datos personales que actualmente reposan en las bases de datos de la compañía informa por este medio las Políticas de Tratamiento de Datos Personales, los cuales podrán ser objeto de almacenamiento, uso, circulación, supresión, recepción, recolección, actualización, transferencia, y transmisión tanto a nivel nacional como internacional, conforme a las finalidades autorizadas por el titular y en  cumplimiento con lo establecido en la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.

El propósito principal de esta Política es informar a los Titulares de los Datos Personales sobre el alcance y las finalidades del Tratamiento al que podrán ser sometidos sus datos, en caso de otorgar una autorización previa, expresa e informada. Asimismo, esta Política tiene como objetivo dar a conocer los derechos que les asisten como titulares, así como los canales, procedimientos y mecanismos establecidos por la empresa para ejercer dichos derechos. De igual forma, se identifica a las personas responsables dentro de la organización para atender consultas, solicitudes, quejas y reclamos relacionados con el Tratamiento de Datos Personales.

      II.          Alcance

Esta política de tratamiento de datos aplica a clientes, potenciales clientes, proveedores, contratistas, trabajadores, visitantes y demás partes interesadas con los que BYD MOTOR COLOMBIA S.A.S., establezca o tenga la intención de establecer alguna relación laboral o comercial. De igual forma aplica a todas las Bases de datos y archivos de información personal que estén en poder de BYD MOTOR COLOMBIA S.A.S o que sean tratadas por cuenta de esta a través de terceros encargados del tratamiento, incluyendo proveedores tecnológicos, y plataformas de gestión de relaciones con clientes (CRM), ubicados la República de Colombia, la República Federativa de Brasil, los Estados Unidos de América o en otras jurisdicciones en el exterior, siempre que dicho tratamiento se realice de conformidad con la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y las demás normas que la modifiquen, complementen o sustituyan.

     III.          Definiciones

Las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, aplican para la presente política.

2)      Políticas

        I.          Principios

En el desarrollo de sus actividades comerciales, BYD MOTOR COLOMBIA S.A.S. recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá, transferirá y, en general, llevará a cabo el Tratamiento de los Datos Personales de los Titulares, conforme con las finalidades previstas en la presente Política. Todo Tratamiento de Datos Personales realizado por la Compañía, por sus Responsables, Encargados y/o terceros a quienes se transfiera dicha información, deberá respetar y cumplir los principios y reglas establecidas por la legislación vigente y por esta Política, con el propósito de garantizar el derecho fundamental al hábeas data y asegurar el cumplimiento de las obligaciones legales e internas.

Los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, aplican para la presente política.

      II.          Tratamiento de Datos Personales

Además del tratamiento de la información establecida en la Política de privacidad de la información, se establecen los siguientes ítems de tratamiento de la información personal:

a.      Administración de transacciones e información de clientes y proveedores de BYD MOTOR COLOMBIA S.A.S

b.      Información adicional que beneficie y optimice la operación y entrega de productos y servicios.

c.      Almacenar información asociada a solicitudes de productos y servicios que como cliente se considere importante conocer para reafirmar la relación comercial.

d.      Atender solicitudes, quejas o reclamos.

e.      Envío de comunicaciones relacionadas con las actividades comerciales y de marketing de BYD MOTOR COLOMBIA SAS, su matriz, filiales, subsidiarias, controladas, aliados estratégicos y similares, tales como servicios, productos, ofertas, novedades, invitaciones a eventos, ofertas de empleo y/o encuestas sobre nuestros productos o servicios.

f.       Manipulación de los datos de uso de productos y servicios con fines estadísticos, mercadeo o análisis de datos con fines de oferta y demanda relacionados a BYD MOTOR COLOMBIA S.A.S.

g.      Otras actividades relacionadas con el objeto social que necesariamente deben utilizar la información personal.

     III.          Obligaciones de BYD como Responsables

a.      Inscripción ante la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de datos que maneje la Compañía de acuerdo a los requisitos legales.

b.      Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

c.      Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

    IV.          Deberes de BYD como Responsables

a.      Garantizar al Titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b.      Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c.      Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.

d.      Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento.

e.      Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente ley.

f.        Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

g.      Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

h.      Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella, previo acuerdo de confidencialidad.

i.        Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se le presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

      V.          Finalidades del Tratamiento

El tratamiento de estos datos personales tiene como finalidad el desarrollo del objeto social de la compañía, su matriz, filiales, subsidiarias, controladas y similares, aliados estratégicos y similares, lo cual incluye pero no se limita a: fines estadísticos, comerciales, informativos, de seguimiento al producto, de mercadeo, de notificación y contacto al cliente para las campañas de seguridad y/o de satisfacción, mercadeo relacional y/o similares, verificación en centrales de riesgo, aspectos contables y de nómina, y demás aplicables a cada uno de los titulares.

    VI.          Derechos del Titular de los Datos Personales

Los titulares de la información, así como los legalmente legitimados tendrán derecho a: acceder, conocer, actualizar, rectificar, revocar y solicitar prueba de la autorización, así como a la supresión de los datos personales en los casos contemplados en la Ley, para lo cual podrán enviar su solicitud al correo electrónico bydlegal.colombia@gmail.com si prefiere comunicándose a la línea (+57) 3002941370 o ingresando a la página web www.byd.com/co Esta Política de Tratamiento de Datos es referente al uso que BYD MOTOR COLOMBIA S.A.S., le dará a los datos personales que reposen en sus registros de conformidad con lo establecido en la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así como los demás decretos que reglamenten, complemente o modifiquen estas disposiciones, y entran en vigencia a partir del 27 de junio del año 2013 por un término indefinido, o hasta que BYD MOTOR COLOMBIA S.A.S lo establezca y comunique en este sitio web.

El empleado, cliente, proveedor, trabajadores, contratistas y demás partes interesadas, pueden ejercer frente a la información que actualmente reposa en las bases de datos de BYD MOTOR COLOMBIA S.A.S, los siguientes derechos:

a.      Conocer, actualizar, rectificar y autorizar el manejo de datos personales frente a BYD MOTOR COLOMBIA S.A.S., Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b.      Solicitar prueba de la autorización otorgada a BYD MOTOR COLOMBIA S.A.S.

c.       Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.

d.      Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e.      Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento de la información se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

f.        Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

g.      Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

h.      Ser informado de forma oportuna y anticipada sobre cualquier cambio en los términos de esta Política, antes de que dichos cambios entren en vigor o, en su caso, antes de la aplicación de una nueva política de tratamiento de la información.

   VII.            Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

El área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización es Área Legal a través del correo electrónico: bydlegal.colombia@gmail.com o radicado en la dirección de domicilio Autopista Norte #108 – 27, torre 1 piso 9, edificio Paralelo 108 Bogotá D.C.

 VIII.          Seguridad y Privacidad de la Información

En cumplimiento del principio de seguridad y confidencialidad, BYD MOTOR COLOMBIA S.A.S. ha implementado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger los Datos Personales de los Titulares y prevenir su adulteración, pérdida, acceso, uso o consulta no autorizada o fraudulenta. El acceso a esta información está restringido exclusivamente al Titular y a las personas autorizadas por BYD MOTOR COLOMBIA S.A.S. conforme a lo dispuesto en la presente Política. No se permitirá el acceso a terceros en condiciones distintas a las aquí establecidas, salvo que exista una solicitud expresa del Titular o de personas legalmente legitimadas, de acuerdo con la normativa aplicable.

BYD MOTOR COLOMBIA S.A.S. solamente reúne sus datos personales cuando usted los proporciona en forma directa, así como también cuando usted diligencia nuestros formularios de contacto, planilla de información al momento de adquirir un vehículo, y/o en los eventos de mercadeo, ferias entre otros.

No obstante, se debe tener presente que internet es una red pública y global que implica la transmisión de datos a través de múltiples sistemas. En este contexto, si bien BYD MOTOR COLOMBIA S.A.S. ha adoptado medidas de seguridad adecuadas para proteger los Datos Personales, existe la posibilidad de que dicha información pueda verse expuesta a riesgos inherentes a la infraestructura misma de internet.

    IX.          Transferencia y Transmisión de Datos Personales.

BYD MOTOR COLOMBIA SAS, al realizar transferencias o transmisiones de Datos Personales de los Titulares, garantizará el estricto y efectivo cumplimiento de las disposiciones legales aplicables, en especial lo establecido en el literal a) del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

      X.          Video de Vigilancia

BYD MOTOR COLOMBIA S.A.S. utiliza medios tecnológicos y electrónicos, como cámaras de video instaladas tanto dentro como fuera de sus instalaciones, para registrar imágenes de las personas que ingresan o permanecen en sus espacios, en el marco de las actividades propias de su objeto social. Con el fin de garantizar transparencia, BYD MOTOR COLOMBIA S.A.S. colocará avisos informativos en lugares visibles dentro de sus instalaciones, mediante los cuales se notificará a los visitantes y demás personas sobre la existencia de estos sistemas de vigilancia.

La finalidad de estas grabaciones es preservar la seguridad de las personas, proteger los bienes de BYD MOTOR COLOMBIA S.A.S., y permitir el uso del material capturado como prueba en caso de ser requerido por una autoridad competente, conforme a lo establecido en la legislación aplicable.

Estas actividades de monitoreo visual se realizan respetando en todo momento el derecho a la intimidad de los individuos.

    XI.          Finalidades Especificas

BYD MOTOR COLOMBIA S.A.S.  realiza el tratamiento de Datos Personales, teniendo en cuenta las siguientes finalidades específicas:

Clientes, Proveedores y empleados:

a.      Cumplir con las obligaciones legales y contractuales.

b.      Ejecutar en debida forma los servicios contratados, así como su facturación y cobro.

c.      Cumplir con la regulación tributaria colombiana.

d.      Dar cumplimiento a los requerimientos de las autoridades administrativas o judiciales.

e.      Validar la aptitud jurídica y comercial teniendo en cuenta la regulación relacionada con los Sistemas de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (SAGRILAFT).

f.        Realizar actividades de bienestar

g.      Desarrollar y gestionar procesos de reclutamiento, selección y contratación de personal.

h.      Evaluar el desempeño de los empleados, así como procesos de promoción.

i.        Gestionar el control de asistencia, cumplimiento de horarios de trabajo, acceso físico y logístico a instalaciones y activos de la empresa.

j.        Capacitar a nuestros empleados.

k.      Desarrollar campañas internas.

3)      Referencias

a.      Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia. Derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre.

b.      Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.

c.      Ley 1581 de 2012. Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

d.      Decreto 1074 de 2015. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.

e.      Circular 886 de 2014. Por la cual se reglamente el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.

f.        Circular Externa 02 de 2015. Por la cual la Superintendencia de Industria y Comercio impartió instrucciones a los responsables del tratamiento de datos personales, personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las cámaras de comercio y sociedades de economía mixta, para efectos de realizar la inscripción de sus bases de datos en el registro nacional de bases de datos a partir del 9 de noviembre de 2015.

g.      Decreto 1074 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

h.      Norma ISO/IEC 27701: Extensión Norma ISO/IEC 27001 e ISO/IEC 27002, Requerimientos para la implementación de un Sistema de Gestión de Privacidad de la Información.

4)      Autorización

Al aceptar la presente Política, usted autoriza, de manera voluntaria, expresa e informada a BYD MOTOR COLOMBIA S.A.S.  para recolectar, transferir, registrar y procesar todos los datos e información que el USUARIO de forma voluntaria suministre en el momento del registro. Con base en lo anterior, BYD MOTOR COLOMBIA S.A.S., y demás personas o sociedades con quien ésta contrate tales actividades, mediante el envío de e-mail, mensaje de texto (SMS y/o MMS) Videos o imágenes, mensajes en las plataformas de sharepoint, teams (Microsoft) y a través de cualquier medio análogo y/o digital de comunicación, conocido o por conocer, podrá reproducir, traducir, adaptar, transferir, extraer o compendiar los datos o la información suministrada, así como disponer de los datos o la información a título oneroso o gratuito de acuerdo y bajo los términos de la Ley 1581 de 2012.

BYD MOTOR COLOMBIA S.A.S. informa a todas las personas que ingresen a sus instalaciones, que por motivos de seguridad serán grabados y monitoreados. El ingreso a las instalaciones se entiende como una conducta inequívoca, por medio de la cual el titular autoriza a BYD MOTOR COLOMBIA S.A.S. para que custodie y trate su imagen y video, captados por el circuito cerrado de televisión.